Tema 48. Gestión y Planificación de Turnos

1.0 Introducción y Contexto Estratégico

1.1 Análisis del Propósito y Alcance del Sistema GPT

Esta sección contextualiza el sistema de Gestión y Planificación de Turnos (GPT) dentro de los objetivos de modernización del Servicio Aragonés de Salud (SALUD), detallando su propósito, alcance y origen estratégico.

El objetivo fundamental de una aplicación de gestión y planificación de turnos en el sector hospitalario es lograr una adecuación óptima entre la demanda de servicios sanitarios y el cumplimiento de las normativas que regulan los tiempos de trabajo y descanso de los profesionales. En este marco, el aplicativo GPT se establece como la herramienta corporativa para el seguimiento de tiempos de los empleados adscritos a los centros hospitalarios del SALUD, abarcando conceptos como presencias, vacaciones, festivos, guardias y permisos. Su ámbito de aplicación se centra en la atención especializada, excluyendo la atención primaria.

El origen de GPT se remonta a una colaboración entre ILOG y Telefónica Salud, concebida para reorientar la labor de los supervisores. El sistema busca liberar a estos profesionales de tareas administrativas repetitivas y de bajo valor añadido, como la elaboración manual de cuadrantes en hojas de cálculo, permitiéndoles centrarse en la mejora continua de la calidad asistencial. Este enfoque estratégico se consolidó tras la adquisición de ILOG por parte de IBM en julio de 2008. La necesidad de una herramienta como GPT es, por tanto, un pilar fundamental en la modernización de la gestión hospitalaria, lo que justifica su integración en la iniciativa global de Recursos Humanos del Gobierno de Aragón.

1.2 Integración en la Iniciativa SIRHGA

La iniciativa del Sistema Integrado de Recursos Humanos para el Gobierno de Aragón (SIRHGA) fue impulsada a partir de 2006 como un modelo global para redefinir y unificar los procesos de gestión de los empleados públicos. Este proyecto, dirigido por la Dirección General de Función Pública, ha contado con la participación de los responsables de recursos humanos de administración general, educación, sanidad y justicia.

La implantación de SIRHGA en el SALUD, iniciada en noviembre de 2008 y concluida en noviembre de 2011, dotó a la organización de una solución técnica única y uniforme para la gestión de RR. HH. Este sistema integrado ha permitido optimizar la administración de personal, unificar el modelo de gestión y asegurar la explotación homogénea de la información, respetando siempre las particularidades de cada régimen jurídico-laboral.

Dentro de este ecosistema, GPT desempeña un rol crucial. El sistema se integra directamente con SIRHGA, de modo que el control horario y sus repercusiones en la nómina se procesan de forma automática mediante un volcado nocturno de datos. Esta automatización elimina la necesidad de introducir manualmente la información, reduciendo errores y agilizando los procesos administrativos. A continuación, se analizarán en detalle las capacidades funcionales que permiten esta integración y sus beneficios asociados.

1.3 Análisis de la Gobernanza Corporativa

El éxito en la implantación y operación de un sistema como GPT depende de un compromiso corporativo sólido y consensuado que involucra a distintos estamentos de la organización. La siguiente tabla detalla el reparto de responsabilidades clave, asegurando una gobernanza efectiva y el alineamiento de todos los actores implicados.

Departamento Involucrado	Responsabilidades y Compromisos
Gerencia	Apoya la inversión económica necesaria, comprendiendo el valor estratégico y operativo que el sistema GPT aporta al hospital.
Dir. Enfermería/Serv. Gen.	Acepta los criterios unificados para el tratamiento de la turnicidad y las incidencias propuestos por el estándar GPT. A cambio, se libera de trabajo administrativo a supervisoras y jefes de personal, permitiendo que dediquen más tiempo al plan de mejoras continuas de los cuidados.
RR.HH.	Certifica la legalidad de las normas aplicadas en el estándar GPT. Aprueba la conexión con los sistemas de información de personal y nómina, facilitando la importación de datos de empleados (contratos, etc.) y la exportación de los turnos realizados y las incidencias para su procesamiento.
Dir. Informática	Valida que la arquitectura de GPT sea compatible con los estándares de sistemas de información definidos en el hospital. Se compromete a proveer los recursos de hardware y software necesarios para el correcto despliegue y funcionamiento de GPT dentro de la infraestructura de sistemas y redes del hospital.

Este reparto de responsabilidades distribuye el ownership a través de los estamentos clave —desde la validación estratégica y financiera (Gerencia) hasta la aprobación técnica (Dir. Informática) y la certificación normativa (RR.HH.)—, creando un marco de gobernanza integral que es fundamental para el éxito operativo y la adopción del sistema.

2.0 Arquitectura Funcional

2.1 Análisis de los Módulos Funcionales

La arquitectura funcional de GPT está diseñada para dar respuesta a las diversas necesidades de la organización, desde la planificación operativa hasta la consulta de información por parte de los empleados. A continuación, se describen los componentes clave que conforman la solución.

2.1.1 Publicación Web

Este módulo actúa como el portal de acceso al ecosistema GPT. A través de una interfaz web, los usuarios pueden acceder tanto a la herramienta de planificación principal como a los informes y datos publicados, centralizando la interacción con el sistema en un único punto de entrada.

2.1.2 Gestión

Considerado el núcleo de GPT, este módulo se compone de los submódulos de «Planificación y Seguimiento» y «Mantenimiento de empleados», tal como se representa en el diagrama de arquitectura funcional. Permite a los supervisores definir el organigrama de unidades funcionales y construir los cuadrantes de turnos. Su motor de planificación automática genera programaciones optimizadas que cumplen con la legislación vigente y las directivas del hospital, ajustando la jornada de los empleados y cubriendo las necesidades del servicio. Además, ofrece la capacidad de simular y comparar diferentes escenarios para elegir la planificación más adecuada.

El sistema también permite realizar modificaciones manuales para adaptarse a situaciones particulares, clasificadas en tres tipos:

• Cambio demandado: Solicitado por el propio empleado.
• Cambio forzado (desprogramación): Modificación realizada unilateralmente por el supervisor por necesidades del servicio. Estos cambios se destacan visualmente en la planilla para una fácil identificación.
• Planificación base: Introducción manual de la planilla inicial.

2.1.3 Informes

El sistema dispone de un potente módulo de generación de informes que permite analizar aspectos clave de la gestión de personal, como la actividad laboral, el absentismo y los movimientos de plantilla. Los usuarios pueden filtrar la información por múltiples parámetros (empleado, unidad organizativa, fechas) y exportar los resultados en diversos formatos estándar, incluyendo MS Excel, PDF y XML, para su análisis o distribución.

2.1.4 Integración

GPT está construido sobre una arquitectura cliente-servidor que facilita su despliegue y mantenimiento. Las actualizaciones de versiones se realizan automáticamente a través de la web, asegurando que todos los usuarios trabajen siempre con la última versión disponible. La centralización de los datos permite el acceso a la información desde cualquier puesto de trabajo autorizado, y su diseño modular facilita la integración con sistemas corporativos como el de nóminas para el intercambio de datos de empleados y actividad laboral.

Estas capacidades funcionales se traducen en beneficios tangibles y estratégicos para la organización.

2.2 Evaluación de Beneficios Estratégicos

La implementación de GPT aporta una serie de beneficios clave que optimizan la gestión de recursos humanos y mejoran la eficiencia operativa.

1. Automatización Reduce significativamente el tiempo administrativo que los supervisores dedican a la construcción y mantenimiento de los cuadrantes de turnos, liberando recursos para tareas de mayor valor.
2. Simulación Permite generar planificaciones con diferentes parámetros, comparar los resultados y seleccionar el escenario más conveniente para ajustarse a necesidades operativas específicas.
3. Unificación Estandariza los criterios de planificación en toda la organización al utilizar una única herramienta, aunque permite flexibilidad para adaptarse a las particularidades de cada unidad bajo supervisión de la gerencia.
4. Control Proporciona a la gerencia indicadores globales sobre el estado de la plantilla, permitiendo una toma de decisiones más informada y basada en datos actualizados.
5. Fiabilidad La transferencia automática de los turnos realizados al sistema de nómina minimiza los errores de transcripción y agiliza el pago de conceptos variables, al no depender de una intervención manual.
6. Transparencia Al facilitar la planificación a largo plazo, los empleados pueden conocer sus turnos y libranzas con antelación, lo que mejora su capacidad de organización personal.

Para comprender en profundidad el funcionamiento del sistema, es necesario familiarizarse con la terminología específica que utiliza, la cual se detalla a continuación.

2.3 Glosario de Términos Funcionales Clave

• Turno: Franja horaria de trabajo de un empleado en un día concreto. Se define por una hora de inicio y una duración (p. ej., mañana de 8:00 a 15:00).
• Incidencia o anotación: Reconocimiento en la planilla de cualquier evento anómalo o específico, como una enfermedad o una guardia, que tiene una duración y puede sustituir o no a un turno planificado.
• Secuencia de turnos: Cadenas de turnos que describen patrones deseables («secuencias permitidas») o prohibidos («secuencias prohibidas») para cumplir con la normativa de descansos.
• Ciclos: Concepto que define la repetición de un patrón a lo largo de la planificación. Existen dos tipos:
  • Ciclos de fines de semanas: Indica el número de fines de semana continuos librados seguido de los trabajados (p. ej., librar dos y trabajar uno).
  • Ciclos semanales de noches: Indica el número de semanas sin noches que transcurren entre dos semanas con noches.
• Reglas: Conjunto de secuencias, ciclos y límites que definen los parámetros para la planificación automática de un empleado.
• Rotatorio: Tipo de jornada en la que el empleado no tiene un turno fijo, sino que puede trabajar mañanas, tardes o noches. Se distingue de un contrato de lunes a viernes. Es importante destacar que, en el contexto de GPT, este término no implica un patrón cíclico o ‘rueda’ de turnos.
• Correturnos: Empleado sin un turno fijo asignado, cuya función es cubrir las libranzas del personal con plaza fija dentro de su misma unidad de planificación.
• Política de planificación: Norma general dictada por la dirección del centro que debe cumplirse en todas las planificaciones (p. ej., agrupar los días libres o evitar trabajar un solo día del fin de semana).
• Contadores: Elementos que calculan automáticamente valores relevantes para la planificación. Pueden operar en distintos horizontes temporales y se dividen en varias categorías.
  • Horizontes Temporales:
    • Desde principio de año hasta principio del mes.
    • Desde principio de año hasta fin del mes.
    • Durante el mes.
    • Todo el año.
  • Categorías de Contadores:
    • Contadores de disfrutados: Cuentan lo que realmente figura en la planilla (p. ej., días libres disfrutados).
    • Contadores de computables: Reflejan lo que se debe considerar como disfrutado, aunque no coincida exactamente con la planilla (p. ej., horas nocturnas computables).
    • Contadores de generados: Indican el valor objetivo que un empleado debería tener en una fecha determinada (p. ej., días libres generados por contrato).
    • Contadores de pendientes: Diferencia entre los generados y los computables, representando lo que se le «debe» al trabajador.
    • Contadores de perdidos: Diferencia entre los generados y los disfrutados.

La siguiente sección explora la arquitectura técnica que da soporte a toda esta funcionalidad.

3.0 Arquitectura Técnica

3.1 Modelo Arquitectónico y Pila Tecnológica

La robustez, escalabilidad y mantenibilidad del sistema GPT se fundamentan en una arquitectura técnica bien definida. Esta sección detalla los cimientos tecnológicos sobre los que se construye la aplicación.

El sistema GPT utiliza una arquitectura distribuida multitier (multicapa), combinada con un modelo de cliente híbrido que aúna las ventajas de los clientes ligeros y pesados. El cliente se conecta a un servidor de aplicaciones que, a su vez, se comunica con el servidor de bases de datos. Esta separación de capas proporciona transparencia en la localización de los datos y facilita el mantenimiento y la actualización del sistema. Por ejemplo, el servidor de aplicaciones puede desplegar automáticamente nuevas versiones en los puestos cliente sin necesidad de una intervención manual en cada uno.

La siguiente tabla resume las responsabilidades de cada capa en este modelo arquitectónico:

Capa	Componentes	Responsabilidades Clave
Cliente	Interfaz de usuario (PC)	Proporcionar la interfaz gráfica al usuario y gestionar la administración de las transacciones iniciadas por este.
Servidor de Aplicaciones	Servidor con software de aplicación	Ejecutar la lógica de negocio, gestionar la caché, administrar transacciones, asegurar la transparencia en la localización de datos y realizar el balance de carga.
Servidor de Bases de Datos	Servidor con gestor de base de datos	Administrar y persistir los datos de la aplicación de forma segura y eficiente.

La pila tecnológica y los estándares sobre los que se construye GPT son los siguientes:

• Lenguaje de Desarrollo: Java (Rich client).
• Motor de Optimización: Algoritmos de IBM WS ILOG.
• Mecanismo de Despliegue: Estándar JNLP (Java Network Launch Protocol) para el control automático de versiones.
• Bases de Datos Soportadas: Bases de datos relacionales (BBDD Relacional).
• Estándares Soportados: JAVA, XML, HTML, MS Excel, PDF.

Estos componentes técnicos materializan la arquitectura y se organizan en módulos específicos que se describen a continuación.

3.2 Análisis de los Módulos Técnicos

La aplicación se divide en cuatro módulos técnicos interconectados. Gracias a su arquitectura distribuida, la ubicación física de estos módulos es flexible, permitiendo que cada uno resida en una máquina diferente si es necesario.

3.2.1 Base de Datos

Este módulo gestiona la persistencia de toda la estructura de datos del sistema. En el entorno del SALUD, existen dos implementaciones tecnológicas para este componente:

• Informix 10.00.FC5: Utilizada en el Hospital Clínico Universitario Lozano Blesa.
• Oracle 10g R2: Implementada en el resto de los sectores sanitarios.

3.2.2 Servidor de Aplicación

Este componente corresponde a la capa intermedia de la arquitectura multitier y aloja la lógica de negocio y la interfaz de usuario a la que se accede vía web. Las tecnologías de servidor de aplicaciones utilizadas incluyen Apache Tomcat, Redhat JBoss Enterprise Application Server y Oracle Application Server. La autenticación de usuarios se realiza validando las credenciales contra el servidor LDAP corporativo del SALUD. Los privilegios y perfiles de acceso (administrativo, supervisor, dirección) se gestionan internamente en GPT, permitiendo un control granular sobre las funciones y datos a los que cada usuario puede acceder. Para los administradores, existen informes de auditoría que registran todos los cambios realizados en el sistema.

3.2.3 Interfaz con SAP RH

Este módulo es el responsable de gestionar la comunicación bidireccional entre GPT y el sistema SAP. La integración se basa en una estructura de carpetas ENVIO y RECIBO. GPT deposita en estas carpetas los ficheros de datos que deben ser procesados por SAP, y a su vez, lee los ficheros que SAP deposita para ser importados en GPT. La ubicación física de esta estructura de carpetas es independiente de los demás módulos técnicos, lo que aporta flexibilidad al despliegue. La orquestación de este intercambio de ficheros es gestionada por la plataforma SAP PI/XI (Process Integration / eXchange Infrastructure).

3.2.4 Importer-Exporter

Se trata de un conjunto de librerías de software especializadas. Las librerías Exporter se encargan de generar los ficheros de datos con el formato adecuado para que puedan ser procesados por SAP PI/XI y enviados a SIRHGA. Por otro lado, las librerías Importer son responsables de procesar los ficheros recibidos desde SIRHGA y traspasar la información a la base de datos de GPT.

La interacción coordinada de estos módulos técnicos es fundamental para el proceso de integración con SIRHGA, que se detalla en la siguiente sección.

4.0 Proceso de Integración con SIRHGA

4.1 Análisis del Flujo de Datos y Mecanismos de Intercambio

La integración entre GPT y SIRHGA es un proceso crítico que garantiza la automatización de los flujos de trabajo de recursos humanos y nómina, asegurando la coherencia y fiabilidad de los datos. El intercambio de información es bidireccional y se estructura de la siguiente manera:

Sentido del Flujo	Datos Transferidos
SIRHGA -> GPT (Importación)	Empleados, Contratos, GFHs (Grupos Funcionales Homogéneos), Divisiones y Categorías retributivas.
GPT -> SIRHGA (Exportación)	Registros de incidencias (turnos y anotaciones), especificando el tipo de incidencia, el día, el empleado y la unidad organizativa.

El mecanismo técnico que sustenta esta integración se basa en la plataforma SAP PI/XI, que actúa como intermediario para orquestar el flujo de datos. La información se encapsula en contenedores estructurados conocidos como IDOCs (Intermediate Document). El formato de los ficheros de intercambio es .csv, con los campos separados por punto y coma (;) y utilizando una codificación de caracteres UTF-8 para garantizar la compatibilidad.

Este flujo de datos se materializa a través de procesos de importación y exportación bien definidos.

4.2 Descripción de los Procesos de Importación y Exportación

El intercambio de datos se ejecuta mediante procesos automatizados que aseguran la sincronización diaria entre ambos sistemas.

• Proceso de Importación (SAP -> GPT) Diariamente, SAP PI/XI procesa un IDOC generado en SIRHGA que contiene datos maestros de personal (nuevos empleados, contratos, etc.). La plataforma extrae esta información y crea un fichero .csv que deposita en la carpeta Recibo. Un proceso programado en GPT lee los ficheros de esta carpeta, los clasifica según su tipo (empleados, contratos, divisiones) y activa las librerías Importer correspondientes para que procesen la información y la actualicen en la base de datos de GPT.
• Proceso de Exportación (GPT -> SAP) De forma diaria, la librería Exporter se ejecuta para detectar todas las modificaciones en turnos y anotaciones que se hayan producido en GPT durante el día anterior. Con esta información, genera un fichero .csv y lo deposita en la carpeta Envío. Posteriormente, SAP PI/XI recoge este fichero y utiliza su contenido para crear un IDOC en el sistema SAP R/3, actualizando así el registro horario del personal para su posterior procesamiento en la nómina.

4.2.1 Métodos de Ejecución

Estos procesos de intercambio pueden ser iniciados de dos maneras diferentes:

• Desde Herramienta de Escritorio: Los usuarios con los permisos adecuados pueden ejecutar manualmente los procesos de importación o exportación a través del menú de la aplicación de escritorio, utilizando las rutas Administración / Importar y exportar datos / Exportar incidencias o Administración / Importar y exportar datos / Importar Elementos.
• Por Proceso Batch: Para operaciones programadas y automatizadas, existe la posibilidad de invocar la ejecución de las librerías importer-exporter directamente desde la línea de comandos del sistema, sin necesidad de iniciar la interfaz gráfica de la aplicación.

En conclusión, la arquitectura integrada de GPT y SIRHGA constituye un pilar fundamental para la modernización y la gestión eficiente de los recursos humanos en el Servicio Aragonés de Salud, automatizando procesos clave y garantizando la integridad de la información.