Resumen de Conceptos Clave en Logística y Gestión de Almacenes

1. Introducción a la Logística: ¿Qué es y por qué es importante?

1.1. Definiendo la Logística

La logística es la disciplina que se encarga de la planificación, organización y control de todas las actividades de transporte y almacenamiento que facilitan el movimiento de materiales y productos, desde su punto de origen hasta su consumidor final. Su objetivo es satisfacer la demanda al menor coste posible, gestionando no solo el flujo físico de bienes, sino también los flujos de información y control asociados.

En el contexto específico de las instituciones sanitarias del Gobierno de Aragón, la logística adquiere una misión crítica:

«…el conjunto de medios y métodos necesarios para que los profesionales, sanitarios y no sanitarios, dispongan del material necesario para desarrollar su labor profesional en el momento y lugar necesario.»

1.2. El Ciclo de Aprovisionamiento

El ciclo de aprovisionamiento es el período completo que transcurre desde que se realiza una compra de materiales hasta que estos son entregados al consumidor final. Esta función esencial se puede desglosar en dos fases principales:

1. Proceso de Compras:
   • Necesidad
   • Fuentes
   • Proveedor
   • Pedido
2. Almacenamiento y Gestión de Inventarios:
   • Reservas
   • Preparación de pedidos
   • Salidas
   • Aprovisionamiento de almacenes
   • Recepción
   • Inventarios

Mientras que el proceso de compras se enfoca en la adquisición externa, el de almacenamiento y gestión de inventarios gobierna todo el ciclo de vida interno de un material, desde su llegada hasta su uso final. Este resumen se centrará en esta segunda fase. Para entender cómo funciona un almacén, primero debemos comprender el concepto que sustenta toda su operación: la gestión del stock.

2. El Corazón del Almacén: La Gestión de Stock

2.1. ¿Qué es el Stock?

El stock, también conocido como existencias, es el conjunto de todos los materiales y artículos que una empresa almacena. Esto incluye tanto las materias primas necesarias para la producción como los productos terminados destinados a la venta o al consumo interno.

2.2. Tipos de Stock en un Sistema de Gestión

En sistemas de gestión empresarial como SAP, el stock no es una simple cifra, sino que se clasifica según su disponibilidad y estado. Esta clasificación permite un control preciso sobre los recursos de la empresa.

Tipo de Stock	Descripción y Utilidad Principal
Libre utilización	Es el stock propio, ubicado físicamente en el almacén y disponible para su uso inmediato sin ninguna restricción.
En control de calidad	Material propio que está siendo inspeccionado para verificar su calidad. No está disponible para uso hasta que se apruebe.
Bloqueado	Stock propio que, por algún motivo, no debe ser utilizado. Está excluido de la planificación y no se considera disponible.
En traslado	Cantidad de material que ha salido de un almacén de origen pero aún no ha llegado a su almacén de destino.
Valorado total	La suma de todos los stocks valorados que son propiedad de la empresa, incluyendo el de libre utilización, el de calidad y el bloqueado.

2.3. La Importancia de los Lotes

Un lote es una cantidad parcial o subconjunto de un material que se gestiona de forma separada del resto de unidades del mismo material. Cada lote se identifica con un número único. La gestión de lotes es crucial porque permite agrupar y rastrear productos con características comunes, siendo su aplicación principal la gestión de materiales sujetos a fecha de caducidad.

Ahora que entendemos cómo se clasifica y organiza el stock, podemos explorar el lugar físico donde se gestiona: el almacén.

3. El Almacén: Más que un Espacio Físico

3.1. Funciones y Tipos de Almacenes

Un almacén es el recinto donde se realizan las funciones de recepción, manipulación, conservación, protección y expedición de productos. Los almacenes se pueden clasificar según diferentes criterios para adaptarse a las necesidades específicas de cada operación.

• Según su mecanización:
  • Convencional: Utiliza equipamiento básico como estanterías y carretillas, con alturas limitadas y pasillos anchos.
  • Mecanizado: Emplea equipos automatizados (sistemas rotativos o sistemas automáticos) que minimizan la intervención humana y permiten aprovechar alturas superiores a los 10 metros.
• Según su organización:
  • Ordenado: Cada producto tiene un lugar fijo y predeterminado. Es un sistema rígido pero fácil de controlar.
  • Caótico (o de «hueco libre»): Los productos se almacenan en las ubicaciones disponibles a medida que llegan, optimizando el uso del espacio.
• Según su aprovisionamiento (en entornos sanitarios):
  • Almacenes generales: Se aprovisionan directamente mediante pedidos a proveedores externos.
  • Almacenes intermedios: Se abastecen principalmente solicitando material a los almacenes generales.
  • Material en consigna: El material almacenado es propiedad del proveedor hasta el momento de su consumo, que es cuando se formaliza la compra.

3.2. El Flujo de Material en el Almacén

Las diversas funciones de un almacén se organizan en un flujo de movimientos que sigue el ciclo de vida de un pedido.

1. Solicitud de Material (Reservas): Todo comienza con una reserva, que es una solicitud formal al almacén para que prepare material para una fecha y propósito específicos. Las reservas pueden generarse de forma manual para consumos esporádicos o automática. Mientras que los Centros de Coste usan pactos de cantidad o consumo para la generación automática, los almacenes intermedios dependen del sistema MRP para generar sus necesidades de reposición.
2. Recepción de Mercancía (Entradas): Cuando llega material de un proveedor, el personal del almacén verifica que la cantidad y calidad coincidan con el pedido. Una vez confirmado, se registra la entrada en el sistema, lo que provoca un aumento del stock disponible.
3. Preparación de Pedidos (Picking): El picking es el proceso de recoger los productos de sus ubicaciones para conformar el pedido de un solicitante. Esta estrategia solo es posible gracias a la meticulosa Gestión de Lotes discutida anteriormente, que permite al sistema rastrear las fechas de entrada y caducidad de cada lote. Para gestionar qué unidades recoger primero, se utilizan diferentes estrategias:
   • FEFO/FIFO (First Expires, First Out / First In, First Out): Se da salida primero a los productos con la fecha de caducidad más próxima o, en su defecto, a los más antiguos. Es la estrategia más común para evitar obsolescencia y caducidades.
   • LIFO (Last In, First Out): Se da salida primero al último lote que entró. Su uso es muy limitado y se aplica a productos homogéneos no perecederos.
4. Expedición (Salidas): Es el paso final, donde el material preparado se entrega al solicitante. En el sistema, esto se traduce en una disminución del stock del almacén y, si el destino es un centro de coste, en la imputación del gasto correspondiente.

Este flujo operativo plantea una pregunta clave para cualquier gestor logístico: ¿cómo saber cuánto material pedir y cuándo hacerlo para que este ciclo nunca se detenga por falta de existencias?

4. Planificación Inteligente: Evitando la Escasez y el Exceso (MRP)

4.1. El Objetivo del MRP

La Planificación de Necesidades de Material (MRP, por sus siglas en inglés) es el método utilizado para encontrar el equilibrio perfecto en la gestión de inventarios. Su objetivo es asegurar la disponibilidad de materiales para evitar roturas de stock, pero sin acumular un exceso que genere gastos de almacenamiento, inmovilice capital o provoque caducidades.

4.2. Métodos de Planificación

Para calcular las necesidades de material, existen diferentes modelos de planificación:

• Modelos Deterministas: Se basan en entradas y variables fijas y predecibles. Una de sus implementaciones más comunes es la planificación por Punto de Pedido, donde se lanza una nueva orden de compra cuando el stock cae por debajo de un nivel predefinido.
• Modelos Estocásticos: Utilizan la probabilidad y los pronósticos. Analizan datos históricos de consumo para prever las necesidades futuras y ajustar los cálculos de forma dinámica.
• Modelo Just in Time (JIT): Su filosofía es radicalmente distinta: no se fabrica ni se pide nada hasta que no es estrictamente necesario. Su objetivo es reducir el inventario al mínimo posible.

El gráfico «Nivel de stock» ilustra visualmente el modelo de punto de pedido. El Punto de pedido es el nivel de existencias que actúa como una señal de alarma para solicitar más material. Se calcula para asegurar que el nuevo pedido llegue justo antes de agotar el Stock de seguridad, que es un «colchón» de existencias reservado para imprevistos o retrasos. El tiempo que transcurre desde que se hace el pedido hasta que llega la mercancía es el Plazo de reaprovisionamiento.

4.3. El Proceso de Inventario

La finalidad de un inventario es realizar un recuento físico del material para asegurar que las existencias reales en el almacén coinciden con las que están registradas en el sistema informático.

Tipo de Inventario	Ventaja Principal y Metodología
Puntuales	Ventaja: Proporciona una fotografía completa y exacta del valor del stock en un momento dado, ideal para cierres contables. Metodología: Se realiza un recuento completo de todo el almacén, generalmente una vez al año, lo que obliga a detener temporalmente la operativa.
Cíclicos	Ventaja: Minimiza la interrupción de las operaciones y permite enfocar los recursos en los artículos de mayor valor o rotación. Metodología: Se realizan recuentos parciales de forma regular durante todo el año, programando los artículos más importantes para ser contados con mayor frecuencia.

Para priorizar qué artículos inventariar con más frecuencia en un inventario cíclico, se utiliza el Modelo ABC. Esta es una aplicación práctica del Principio de Pareto (o regla 80/20), que clasifica los artículos según su importancia económica:

• Grupo A: Pocos artículos (5-20%) que representan la mayor parte del valor del stock (60-80%). Requieren un control máximo y recuentos muy frecuentes.
• Grupo B: Artículos de importancia media. Suponen el 20-40% de los artículos y el 30-40% del valor. El control es menos estricto que en el grupo A.
• Grupo C: Muchos artículos (50-60%) que representan un valor muy bajo del stock total (5-10%). Requieren un control mínimo.

Todos estos conceptos logísticos cobran vida y se gestionan eficientemente gracias a herramientas tecnológicas específicas.

5. La Tecnología en Acción: Sistemas ERP como SAP

5.1. ¿Qué es un ERP?

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es un software de gestión empresarial que integra en una sola plataforma los distintos procesos y departamentos de una organización. Sus dos características clave son:

1. Módulos funcionales: Está compuesto por un conjunto de módulos (logística, finanzas, recursos humanos, etc.) que se comunican entre sí.
2. Base de datos centralizada: Todos los módulos operan sobre una única base de datos, lo que garantiza la integridad y unicidad de la información, evitando duplicidades y errores.

5.2. SAP y su Aplicación en la Logística

SAP es el sistema ERP líder en el mercado mundial. El sistema SERPA utilizado por el Servicio Aragonés de Salud es, de hecho, una personalización de SAP adaptada a sus necesidades.

La gestión logística se centraliza principalmente en el módulo MM (Materials Management), que comprende funcionalidades clave como:

• Gestión del catálogo de materiales.
• Gestión del aprovisionamiento.
• Gestión de almacenes.
• Verificación de facturas.

Además, para funcionar como el cerebro de la organización, SAP se integra con otros sistemas especializados (como los de Farmacia, pedidos web con EDI, o gestión de costes con GESCOT). Esta interconexión se realiza mediante herramientas como PI/XI (Process Integration), que actúan como un puente para asegurar un flujo de información coherente y automatizado en toda la empresa.

6. Conclusión: Integrando Conceptos

La gestión logística es un ecosistema de procesos interconectados. La gestión del stock, las operaciones físicas del almacén y la planificación inteligente de necesidades (MRP) son los pilares que aseguran que los materiales correctos estén en el lugar adecuado y en el momento preciso. Hoy en día, estos procesos complejos son orquestados de manera eficiente y centralizada gracias a la potencia de sistemas integrados de gestión (ERP) como SAP, que proporcionan la visibilidad y el control necesarios para optimizar toda la cadena de suministro.