Manual de Procesos del Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIRHGA) para Gestores

1.0 Introducción al Sistema SIRHGA

Contexto Estratégico

El Sistema Integrado de Recursos Humanos del Gobierno de Aragón (SIRHGA) constituye la aplicación corporativa para la gestión de los recursos humanos de la comunidad autónoma. Su propósito fundamental es unificar en una plataforma única e integrada la gestión del personal de la Administración General, Educación, Sanidad y Justicia, atendiendo a las particularidades de cada colectivo. En producción desde junio de 2008, SIRHGA está diseñado para soportar todo el ciclo de vida administrativo del empleado público, desde su alta hasta su baja en la organización.

Fundamento Tecnológico

El sistema SIRHGA está desarrollado sobre la solución vertical SAP HR-Pse (Human Resources Public Sector Spain), una tecnología robusta y especializada para el sector público. La versión operativa actual es MYSAP HR-PSE 4.6c, si bien se encuentra en marcha un proyecto estratégico de migración a la versión más avanzada SAP ERP 6.0. Este cambio no es meramente técnico; asegura el soporte a largo plazo del fabricante, incorpora funcionalidades estándar mejoradas para la gestión pública y reduce la dependencia de desarrollos a medida, alineando al Gobierno de Aragón con las mejores prácticas del mercado.

Beneficios Clave

La implantación de SIRHGA aporta beneficios estratégicos y operativos fundamentales para el Gobierno de Aragón:

• Integración: Opera sobre una base de datos única, lo que garantiza la coherencia y unicidad de la información de todos los colectivos gestionados.
• Soporte Integral: Ofrece una cobertura completa de toda la vida administrativa del empleado, centralizando todos los procesos relevantes en un único sistema.
• Toma de Decisiones: Facilita la gestión de información consolidada y fiable, proporcionando una herramienta clave para la toma de decisiones estratégicas en materia de personal.
• Interoperabilidad: Posee la capacidad de conectarse y intercambiar información de manera fluida con otros sistemas del Gobierno de Aragón y de la Administración Central del Estado.

Arquitectura del Sistema

SIRHGA opera bajo un modelo de arquitectura cliente/servidor en tres capas:

1. Capa de Base de Datos: Almacena toda la información que surge de la operación del sistema.
2. Capa de Lógica de Negocio: Contiene los programas que procesan los datos y ejecutan las reglas de negocio.
3. Capa de Presentación: Muestra la información al usuario final y gestiona su interacción con el sistema.

Esta arquitectura dota al sistema de dos características esenciales:

• Sistema Integrado: La información almacenada en un punto está disponible de forma inmediata en todo el sistema, agilizando las transacciones y el manejo de datos.
• Sistema Abierto: Su diseño permite construir interfaces y servicios sobre estándares tecnológicos actuales, asegurando su capacidad de adaptación y conexión futura.

Para operar eficazmente en los diferentes módulos del sistema, es indispensable comprender primero los conceptos básicos sobre los que se estructura toda la información.

2.0 Conceptos Fundamentales de SIRHGA

Para cualquier gestor de Recursos Humanos, dominar los conceptos básicos del sistema es el primer paso para una operación eficiente. Los objetos, infotipos y vinculaciones son los pilares sobre los que se construyen todos los procesos de gestión en SIRHGA, desde la definición de la estructura organizativa hasta el cálculo de la nómina.

Análisis de los Infotipos

Un infotipo es una unidad de información lógica que agrupa campos de datos relacionados para facilitar su entrada y gestión. Representa la pantalla de entrada de datos a través de la cual se generan y almacenan los datos maestros del sistema.

Sus características principales son:

• Definición de atributos: Permiten definir las características de los objetos del sistema (por ejemplo, los datos personales de un empleado o las propiedades de un puesto de trabajo).
• Registro y modificación: Son las herramientas para registrar, modificar y visualizar la información.
• Período de validez: Cada registro de infotipo se almacena con una fecha de inicio y una fecha de fin, lo que permite mantener un historial completo de los cambios y consultar la información válida para cualquier momento del tiempo.

Los infotipos se categorizan según rangos numéricos que identifican el tipo de información que contienen:

Rango Numérico	Descripción y Ejemplos
0000-0999	Datos personales (Administración de Personal): Contienen la información maestra del empleado. Ejemplos: Infotipo 0002 (Datos Personales), Infotipo 0009 (Relación bancaria).
2000-2999	Datos de Gestión de Tiempos: Gestionan la información relacionada con el tiempo de trabajo. Ejemplos: Absentismos, Presencias, Suplencias.
9000-9999	Infotipos del cliente: Reservados para desarrollos a medida que cubren necesidades específicas de la DGA. Ejemplos: Infotipo 9511 (Situaciones Administrativas), Infotipo 9903 (Servicios Prestados).

Estos infotipos no existen en el vacío; su propósito es describir las propiedades de los elementos centrales de la organización, conocidos en SIRHGA como objetos.

Análisis de los Objetos

Los objetos son los elementos básicos de información que representan cada componente de la organización. Cada elemento, como una gerencia, un puesto de trabajo o una categoría profesional, es un objeto independiente con propiedades individuales que se definen a través de los infotipos.

Los objetos básicos del módulo de Organización son los siguientes:

Objeto	Clave	Función en la Estructura
Unidad Organizativa	O	Describe las distintas unidades empresariales (p. ej., Gerencias, Hospitales).
Posición	S	Define las características de un puesto de trabajo específico. Es el objeto central del módulo.
Función	C	Identifica las plantillas y las categorías retributivas, dotando al puesto de información genérica.
Centro de Trabajo	WA	Representa la ubicación física donde se desempeña el trabajo.
Propuesta de Modificación	PM	Identifica los expedientes de modificación de la RPT y los puestos afectados.

Sin embargo, los objetos por sí solos son como fichas sueltas. Lo que les da forma y crea la estructura jerárquica de la organización son las vinculaciones.

Análisis de las Vinculaciones

Las vinculaciones son los enlaces que conectan los diferentes objetos para construir la Estructura Organizativa. Sin ellas, los objetos serían piezas de información aisladas. Son, por tanto, un elemento fundamental para diseñar y representar la organización en el sistema.

Las vinculaciones tienen propiedades clave que aseguran la coherencia de la estructura:

1. Obligatoriedad: Al crear un objeto, es obligatorio crear la vinculación que lo relaciona con otros objetos existentes (por ejemplo, adscribir una Posición a una Unidad Organizativa).
2. Reciprocidad: Cuando se crea una vinculación en un sentido (p. ej., una Posición depende de una Unidad), el sistema genera automáticamente la vinculación recíproca (la Unidad contiene a esa Posición).
3. Herencia: Permiten que un objeto herede características de otro al que está vinculado. Por ejemplo, una Posición puede heredar el centro de coste de la Unidad Organizativa a la que pertenece.

Estos conceptos fundamentales se aplican de manera práctica en el Módulo de Estructura Organizativa de Personal (EOP), la herramienta con la que se modela y gestiona la organización.

3.0 Módulo de Estructura Organizativa de Personal (EOP)

Introducción Estratégica al Módulo EOP

El módulo de Estructura Organizativa de Personal (EOP) es la herramienta estratégica que permite reflejar y gestionar la organización de la Administración en SIRHGA. Su función principal es la gestión de las Relaciones de Puestos de Trabajo (RPT) para el personal funcionario y laboral, así como las Plantillas Orgánicas para el personal estatutario de los centros sanitarios. Este módulo proporciona una visión clara y actualizada de la estructura, los centros de trabajo y la adscripción orgánica del personal.

Funcionalidades Principales de EOP

El módulo EOP permite realizar una amplia gama de procesos de gestión de la estructura organizativa, entre los que destacan:

• Actualización de la RPT y modificación de datos no incluidos en ella.
• Generación de listados de RPT para personal laboral y eventual.
• Consulta de cadenas de ocupación de puestos.
• Generación de listados de ocupación de puestos y comparación de datos.
• Identificación de puestos a amortizar y vacantes.
• Disponibilidad de una ventana de consulta única con todos los datos de los puestos de trabajo.

Jerarquía Organizativa en SIRHGA

La estructura organizativa en SIRHGA se representa mediante una jerarquía de niveles que sirve como base para toda la gestión administrativa y de control:

1. A. Mandante: Es la unidad organizativa más alta del sistema y representa a la DGA en su conjunto.
2. B. Sociedades CO: Representan unidades contables y presupuestarias independientes dentro de la organización.
3. C. Sociedades FI: Son unidades de contabilidad financiera que establecen el nexo de unión entre la estructura de RRHH y la financiera. Para Sanidad, la sociedad SAS-Servicio Aragonés Salud asegura que todos los costes de personal se imputen correctamente a nivel contable.
4. D. Divisiones de personal: Representan centros con capacidad de gestión propia. Son clave porque delimitan el ámbito de responsabilidad para la gestión de personal, la gestión de tiempos y el cálculo de nómina. En Sanidad, los Sectores Sanitarios se configuran como un conjunto de divisiones, codificadas con 4 dígitos que indican el sector y el centro (p. ej., Z220-Hospital Miguel Servet).
5. E. Subdivisiones de personal: Constituyen un desglose de las divisiones, generalmente por localidad. Este nivel es crítico para la operativa diaria, ya que permite asignar calendarios de festivos específicos, definir horarios de trabajo y vincular las cuentas de cotización a la Seguridad Social correctas.

Mapa de Vinculaciones en la Práctica

En el colectivo de Sanidad, el mapa de vinculaciones ilustra cómo se conectan los objetos para construir la estructura real. La secuencia jerárquica más común que un gestor encontrará en el sistema es la siguiente:

• Unidades Organizativas (O)
  • que contienen Unidades organizativas dependientes (O)
    • que agrupanPlantillas (C)
      • que definen los Puestos de trabajo / Posiciones (S)
        • a los que se asigna unaCategoría Retributiva (C)
          • y son ocupados por Empleados (P)

Esta secuencia muestra cómo un puesto específico (Posición) se define dentro de una Plantilla genérica, pero se le asigna una Categoría Retributiva concreta que determinará su valoración económica, antes de ser ocupado por un Empleado.

Una vez definida la estructura de la organización a través del módulo EOP, el siguiente paso es registrar y administrar al personal que ocupa los puestos de dicha estructura, tarea que se realiza en el módulo ARP.

4.0 Módulo de Administración y Registro de Personal (ARP)

Introducción Estratégica al Módulo ARP

El módulo de Administración y Registro de Personal (ARP) es el componente central de SIRHGA para la gestión de la vida administrativa de los empleados. Su función es permitir la introducción, el mantenimiento y la modificación de todos los datos del trabajador, desde el alta inicial en la DGA, pasando por todas las vicisitudes de su carrera profesional, hasta su eventual baja.

Procesos Administrativos Clave

El módulo ARP soporta una gran variedad de procesos administrativos estandarizados. Los más representativos son:

• Altas de personal: Incluye la primera toma de posesión, traslados, comisiones de servicio y nombramientos de altos cargos.
• Modificaciones: Permite registrar cambios tanto en los datos del puesto de trabajo como en los datos personales del empleado.
• Situaciones administrativas: Gestiona situaciones como excedencias, servicios especiales o suspensiones, así como los correspondientes reingresos.
• Bajas: Registra los ceses definitivos de la relación laboral, ya sea por jubilación, fallecimiento u otras causas.

El Concepto de «Medida»

Para gestionar actos administrativos complejos que implican la actualización de múltiples datos, SIRHGA utiliza el concepto de Medida. Una medida es una secuencia predeterminada de infotipos que guía al usuario de forma ordenada a través de todas las pantallas necesarias para registrar un evento concreto (como un alta o un cambio de puesto). Desde la perspectiva del gestor, esto actúa como un mecanismo de control de calidad, asegurando que los actos administrativos complejos se registren de forma completa y sin errores que podrían impactar la nómina o la situación legal del empleado.

Adaptaciones para la Administración Pública

Para dar respuesta a las particularidades del sector público español, se han desarrollado campos, tablas y transacciones a medida dentro de SIRHGA. Estas adaptaciones se identifican con una «Z» y permiten gestionar procesos específicos no contemplados en el estándar de SAP, como los «Actos Intercalados» o las «Sustituciones Solapadas».

Una vez gestionados los datos administrativos del empleado, el siguiente paso es gestionar la información relativa a su tiempo de trabajo, lo cual se realiza en el módulo de Gestión de Tiempos (GTI).

5.0 Módulo de Gestión de Tiempos (GTI)

Introducción Estratégica al Módulo GTI

El módulo de Gestión de Tiempos (GTI) es el componente de SIRHGA encargado de gestionar toda la información relacionada con el tiempo de trabajo de los empleados. Esto incluye la definición de turnos, el registro de permisos, vacaciones, guardias, jornadas partidas y cualquier otra incidencia horaria. La información registrada en este módulo tiene una repercusión directa y automática en el cálculo de la nómina y en la gestión de la seguridad social.

Funciones y Procesos de GTI

Las principales funciones y procesos que se gestionan desde el módulo GTI son:

• Creación y mantenimiento de calendarios y horarios de trabajo.
• Asignación de horarios y turnos a los empleados.
• Registro de absentismos (permisos, licencias, bajas) y presencias.
• Gestión de guardias y excesos horarios.
• Gestión de contingentes de ausencias y presencias (p. ej., bolsas de horas).
• Evaluación de tiempos e integración automática con el módulo de nómina.

Conceptos Clave en la Gestión de Tiempos

Para entender el funcionamiento del módulo, es crucial conocer dos conceptos clave:

• Calendario de Personal: Es un calendario específico para cada empleado o grupo de empleados que permite al sistema tener en cuenta los días festivos y las ausencias planificadas a la hora de realizar el cálculo de la nómina.
• Evaluación de tiempos: Se trata de un proceso, generalmente nocturno, que valora los horarios de trabajo de los empleados. Este proceso actualiza los saldos de tiempos (contingentes), genera los conceptos de nómina derivados de la gestión de tiempos y verifica el cumplimiento del horario de trabajo.

Integración con GPT

Para el colectivo de Sanidad, existe una integración específica entre SIRHGA y el sistema GPT (Gestión y Planificación de Turnos). Esta interfaz permite que el sistema GPT, especializado en la planificación de turnos complejos para profesionales de Atención Especializada, se comunique con SIRHGA para registrar los tiempos y turnos de trabajo de manera eficiente.

Una vez que los datos del personal (ARP) y sus tiempos (GTI) están correctamente gestionados, el sistema está preparado para el cálculo de sus retribuciones en el módulo de Nómina (NOM).

6.0 Módulo de Cálculo de Nóminas (NOM)

Introducción Estratégica al Módulo NOM

El módulo de Cálculo de Nóminas (NOM) es uno de los componentes más críticos de SIRHGA. Su función principal es asegurar el cálculo correcto y puntual de las retribuciones de todo el personal al servicio de la DGA. Este módulo está diseñado para adaptarse a las frecuentes modificaciones legislativas que afectan tanto a los conceptos de devengo como a los de descuento (Seguridad Social, IRPF, etc.), garantizando el cumplimiento normativo en todo momento.

El Proceso de Cálculo de Nómina

El proceso de cálculo y cierre mensual de la nómina es una tarea de especial relevancia que requiere una alta coordinación entre los diferentes agentes implicados. Para organizar este proceso, el sistema utiliza el concepto de Área de nómina. Un área de nómina es una clasificación funcional que agrupa a los empleados en colectivos de cálculo independientes. Cada área tiene su propio calendario de nómina, lo que permite gestionar los plazos de cálculo y cierre de forma diferenciada.

Las áreas de nómina definidas para el Gobierno de Aragón son:

Código	Colectivo
SA	Sanidad
FP	Función Pública
DP	Entidades de derecho público (CITA)
D1	Educación Pública (docentes)
UN	Área no liquidable (p.ej. suspensiones)

Conceptos Clave en Nómina

Para gestionar el proceso de cálculo, es fundamental comprender los siguientes conceptos:

• Registro de Gestión: Es una herramienta de control que permite bloquear y desbloquear a los empleados de un área de nómina para controlar qué personal se incluye en un ciclo de cálculo determinado. Antes de ejecutar el cálculo, el registro de gestión debe estar en modo «Libre para el cálculo».
• CC-Nómina: Es la denominación que recibe cada uno de los conceptos salariales que componen la retribución de un trabajador (p. ej., sueldo base, complemento de destino, trienios).
• Retroactividad: Es una de las capacidades más importantes del sistema. Permite realizar cálculos retroactivos de forma automática cuando se modifican datos relevantes para la nómina de un período ya cerrado. El sistema recalcula los períodos afectados y ajusta las diferencias en la siguiente nómina. Existe un período límite de retroactividad para cada área de nómina.

Una vez revisados los módulos de procesos principales, es importante entender cómo se integran entre sí y con el resto de aplicaciones, así como la forma en que el empleado interactúa con el sistema.

7.0 Integración del Sistema y Portal del Empleado

Introducción al Ecosistema SIRHGA

SIRHGA no es un sistema aislado, sino el núcleo de un ecosistema de información de recursos humanos. Su valor se multiplica gracias a la integración fluida entre sus propios módulos, su conexión con otras aplicaciones corporativas y la puesta a disposición de sus datos a los usuarios finales a través del Portal del Empleado (ESS).

Análisis de la Integración entre Módulos Internos

La fortaleza de SIRHGA reside en la estrecha integración entre sus componentes:

• Integración EOP – ARP: La conexión entre la estructura (EOP) y el personal (ARP) se basa en la vinculación entre el objeto Persona (P) y el objeto Posición (S). Esta vinculación asegura que cada empleado esté correctamente asignado a un puesto de trabajo definido en la estructura organizativa.
• Integración ARP – NOM: Existe una dependencia secuencial de datos para el correcto funcionamiento de la nómina. Para que el sistema pueda calcular los emolumentos, necesita información registrada previamente en el módulo de personal. Por ejemplo, para cargar el infotipo 0008 (Emolumentos básicos) es necesario que el infotipo 0007 (Horario de trabajo teórico) ya esté informado.

El Portal del Empleado (ESS)

El Autoservicio del Empleado SIRHGA (ESS) es el portal web que permite a los empleados públicos acceder y gestionar telemáticamente su información personal y administrativa. Este portal democratiza el acceso a la información y agiliza trámites comunes, liberando carga administrativa a los gestores de RRHH.

Las funcionalidades clave disponibles para el empleado a través del ESS incluyen:

• Consultar y descargar las nóminas mensuales.
• Consultar y solicitar la modificación de sus datos personales (dirección, datos bancarios).
• Solicitar telemáticamente permisos, licencias y vacaciones.
• Consultar saldos de tiempo (días de vacaciones disponibles, horas acumuladas, etc.).

Análisis de las Interfaces Externas

La integración de SIRHGA con sistemas externos se realiza a través de la herramienta SAP PI/XI (Process Integration / eXchange Infrastructure), que actúa como un intermediario que traduce y transfiere datos entre diferentes aplicaciones.

Las interfaces más relevantes son:

Interfaz	Sistema Externo	Propósito de la Integración
GPT	Gestión y Planificación de Turnos	Bidireccional: SIRHGA exporta a GPT los datos maestros de la estructura y el personal (empleados, contratos, divisiones). GPT devuelve a SIRHGA la planificación detallada de turnos para su registro en la Gestión de Tiempos y su posterior impacto en nómina.
GUIA	Gestor Unificado de Identidades	Unidireccional (SIRHGA -> GUIA): SIRHGA envía un fichero diario para automatizar y agilizar la gestión de identidades. Esto asegura que los nuevos empleados reciban acceso a las aplicaciones clínicas de inmediato, y que las bajas se tramiten con celeridad para garantizar la seguridad de los datos.
DEU	Directorio Electrónico Único	Unidireccional (SIRHGA -> DEU): SIRHGA envía información de empleados activos para mantener actualizado el Listín de empleados públicos del Gobierno de Aragón, una herramienta corporativa esencial para la comunicación interna.

Conclusión General

Este manual ha desglosado los componentes de SIRHGA, desde sus cimientos conceptuales hasta sus procesos operativos y su integración en el ecosistema tecnológico de la DGA. Para el gestor de RRHH, dominar estos elementos no es un ejercicio técnico, sino una necesidad estratégica. Un entendimiento profundo de la EOP, el ARP, el GTI y la Nómina permite no solo ejecutar transacciones, sino también tomar decisiones informadas, garantizar la integridad de los datos y, en última instancia, aprovechar SIRHGA como una potente herramienta para la gestión estratégica del capital humano al servicio de Aragón.