Tema 43. Sistemas de Información Hospitalaria (HIS)

1.0 Introducción: La Visión Estratégica de un HIS Integrado

Un Sistema de Información Hospitalaria (HIS) es el conjunto de aplicaciones informáticas que constituyen el sistema nervioso central de la sanidad moderna. Su función es doble: proporcionar a los profesionales sanitarios las herramientas necesarias para ofrecer una atención de calidad y, al mismo tiempo, dotar a la administración de los mecanismos para una gestión eficiente de los recursos. El propósito de esta propuesta es detallar los requisitos funcionales y estructurales para implantar un HIS cohesivo en el Servicio Aragonés de Salud. El verdadero valor de un sistema de esta naturaleza no reside en las aplicaciones individuales, sino en su capacidad de integración para crear un ecosistema de información que mejore la calidad asistencial, optimice la gestión administrativa y fundamente la toma de decisiones estratégicas.

Los objetivos fundamentales que debe cumplir un HIS integral se pueden resumir en los siguientes puntos clave:

• Calidad Asistencial: Ofrecer a cada profesional, desde el médico hasta el personal de enfermería y administrativo, la información precisa y completa que necesita para realizar su trabajo de manera efectiva y segura.
• Eficiencia Operativa: Garantizar que los datos se recojan una única vez, en el punto donde se generan. Este principio minimiza la duplicidad de esfuerzos, reduce la probabilidad de errores de transcripción y agiliza los flujos de trabajo en todo el hospital.
• Seguridad y Confidencialidad: Asegurar el almacenamiento seguro y la trazabilidad completa del acceso a los datos de salud de los pacientes. El sistema debe cumplir rigurosamente con la Ley de Protección de Datos, garantizando que la información más sensible de las personas está protegida.
• Soporte a la Decisión: Facilitar a la Dirección un conocimiento profundo y actualizado de la situación del hospital y de su actividad histórica, permitiendo una gestión informada y una planificación estratégica basada en evidencia.

El éxito de todo el sistema, y el cumplimiento de estos objetivos, depende de un pilar fundamental sobre el que se construye todo lo demás: la correcta e inequívoca identificación de cada paciente.

2.0 El Pilar del Sistema: Gestión de la Identidad del Paciente

La identificación unívoca del paciente es la piedra angular de cualquier sistema de información clínica. Sin una identidad coherente y única, la integridad de los datos se ve comprometida en todos los niveles del sistema. La información generada en servicios clínicos como Urgencias u Hospitalización podría no vincularse correctamente con los resultados de servicios centrales como Laboratorios o Radiología, o con los registros de servicios de gestión como Admisión y Facturación. Esta coherencia es, por tanto, un requisito no negociable.

En la Comunidad Autónoma de Aragón, el modelo de identificación de pacientes se basa en dos identificadores principales:

• Código de Identificación Autonómico (CIA): Es el identificador estándar para el sistema de salud aragonés. Presenta un formato AR123456789C y es el código de referencia en sistemas clave como Atención Primaria, Radiología (RIS) y Laboratorios, lo que facilita la interoperabilidad entre diferentes niveles asistenciales.
• Número de Historia Clínica (NHC): Es un identificador heredado, específico de cada sector de Atención Especializada. Se trata de un número entero que se asigna de forma secuencial a medida que los pacientes son atendidos por primera vez en dicho sector.

Para optimizar los recursos del archivo clínico y gestionar el coste asociado al mantenimiento de dossieres físicos, el sistema de NHC se desdobla en dos tipos, según la previsión de necesidad de documentación en papel.

Tipo de NHC	Propósito	Caso de Uso Típico	Activación del Proceso
NHC Provisional	Identificar a pacientes para los que no se prevé la necesidad inmediata de un dossier físico, optimizando así los costes de archivo.	Pacientes atendidos exclusivamente en el servicio de Urgencias.	Un paciente con NHC provisional que requiere ingreso hospitalario o una cita en Consultas Externas.
NHC Definitivo	Identificar a pacientes que requerirán un dossier físico para almacenar documentación clínica en papel.	Pacientes que ingresan en Hospitalización o son atendidos por primera vez en Consultas Externas.	N/A – Es el estado final tras una «Revisión de Historia».

Mantener la integridad de la identidad del paciente a lo largo de su trayectoria en el sistema de salud exige procesos de gestión de datos robustos y bien definidos. Basándonos en los procedimientos del Hospital Universitario Miguel Servet, destacan dos procesos críticos:

1. Revisión de Historia: Este es el proceso mediante el cual un NHC provisional se convierte en un NHC definitivo. Al realizar la conversión (por ejemplo, cuando un paciente ingresa en planta desde Urgencias), el sistema asigna el siguiente NHC definitivo secuencial disponible y traslada todos los episodios y datos asociados del número provisional al nuevo número definitivo. Es crucial que este cambio se transmita en tiempo real a todas las aplicaciones integradas (Radiología, Laboratorios, UCI) para mantener la coherencia de la información. Es importante destacar que el nuevo NHC definitivo se asigna de forma secuencial y no se deriva del número provisional mediante un cálculo matemático; por ejemplo, el NHC provisional 7.123.456 no se convierte en 123.456, sino en el siguiente número definitivo disponible en la secuencia del archivo.
2. Fusión de Historias: Ocurre cuando se detecta que un mismo paciente ha sido registrado por error con dos NHC diferentes (duplicidad). El personal de Archivos debe ejecutar un procedimiento de fusión, donde todos los episodios y la documentación del NHC incorrecto se asocian al NHC que permanece. Al igual que en la revisión, este evento debe replicarse de forma sincronizada en todos los sistemas departamentales para garantizar que la historia clínica del paciente sea única y completa.

Una vez garantizada la identidad única del paciente, el siguiente paso es gestionar de forma eficiente toda su documentación clínica, tanto la física heredada como la electrónica emergente.

3.0 Transición a la Historia Clínica Electrónica (HCE) y Gestión de Dossieres Físicos

En el panorama actual, la documentación clínica existe en un formato híbrido donde los dossieres físicos conviven con la emergente Historia Clínica Electrónica (HCE). Un HIS moderno y eficaz debe ser capaz de gestionar con solvencia el legado de los archivos físicos mientras impulsa de manera decidida la transición hacia un entorno completamente digital, capitalizando las ventajas de la HCE sin ignorar los desafíos que esta conlleva.

Ventajas y Desafíos Estratégicos de la HCE

La adopción de la HCE ofrece beneficios transformadores para la prestación sanitaria, pero también plantea retos significativos que deben ser abordados.

Ventajas de la HCE

• Recogida de datos en origen, lo que reduce errores de transcripción y costes administrativos.
• Sustitución del soporte físico (papel, placas), liberando espacio físico en archivos y reduciendo costes de almacenamiento.
• Acceso inmediato a la información clínica desde cualquier punto de la red asistencial, eliminando la logística de transporte de dossieres.
• Agilidad en el intercambio de información con otros centros sanitarios.
• Facilitación de la comunicación interprofesional, habilitando el telediagnóstico y la monitorización remota.
• Impulso a la normalización documental, creando informes más homogéneos y legibles.

Desafíos de la HCE

• Necesidad de una identificación unívoca del paciente que trascienda los límites de un único hospital.
• Complejidad de la integración entre sistemas heterogéneos para garantizar una visión unificada.
• Riesgo de pérdida de información durante las migraciones tecnológicas a lo largo del tiempo.
• Agudización de los riesgos de confidencialidad, exigiendo robustos controles de acceso y auditoría.
• Dependencia crítica de la infraestructura de hardware, software y comunicaciones.
• Carencias en la normativa legal sobre el almacenamiento y la transmisión de información clínica digital.

Gestión de Dossieres Físicos en la Fase de Transición

Mientras la HCE no abarque la totalidad de la documentación, la gestión informatizada del archivo físico sigue siendo un requisito funcional indispensable. Un paciente puede tener múltiples tipos de dossier, especialmente en organizaciones multicentro como el Sector II de Zaragoza. Para diferenciar estos dossieres, se utiliza una estrategia de offsets numéricos. Por ejemplo, a un paciente con NHC 352.017 se le pueden asignar los siguientes números de dossier:

Nº dossier	Tipo dossier	Ubicación Archivo físico
352.017	0=Historia Servet	Hospital Miguel Servet
10.352.017	1=RX Servet	PLAZA (empresa externa)
20.352.017	2=Historia CME Ramón y Cajal	CME Ramón y Cajal
30.352.017	3=RX CME Ramón y Cajal	CME Ramón y Cajal
40.352.017	4=Historia CME San José	CME San José
50.352.017	5=RX CME San José	CME San José

Ciclo de Vida de una Petición de Dossier Físico

El flujo de trabajo para la solicitud y gestión de un dossier físico está completamente informatizado para garantizar la trazabilidad y eficiencia.

• Petición de Dossier: La mayoría de las solicitudes se generan de forma automática. Al citar a un paciente en una agenda de Consultas Externas o al registrar un ingreso hospitalario, el sistema crea automáticamente una petición en la tabla correspondiente. También existen peticiones manuales para casos como estudios médicos o solicitudes urgentes desde el servicio de Urgencias.
• Preparación y Préstamo: El personal de Archivos ejecuta un programa que genera listados de trabajo con los dossieres a preparar. Estos listados se ordenan por triple dígito terminal (los tres últimos números del dossier) para distribuir la carga de trabajo de forma homogénea. Una vez localizados los dossieres, se registra informáticamente el préstamo, indicando el destino y la fecha prevista de devolución.
• Recuperación y Custodia: Al finalizar el episodio asistencial, los dossieres son devueltos al Archivo. Su devolución se registra (habitualmente mediante lectores de código de barras) y se archivan de nuevo. El sistema permite generar listados de «morosos» para reclamar los dossieres no devueltos. Además, el sistema gestiona custodias especiales (por ejemplo, por orden judicial), que implican un almacenamiento físico seguro y alertas informáticas para restringir su acceso.

Una vez establecida la identidad del paciente y los mecanismos para gestionar su documentación, el siguiente paso es analizar cómo el HIS debe soportar los flujos de trabajo específicos de cada área asistencial.

4.0 Requisitos Funcionales por Área Asistencial Clave

La verdadera efectividad de un Sistema de Información Hospitalaria se mide por su capacidad para adaptarse y optimizar los procesos únicos de las distintas áreas de un hospital. Un HIS no es una solución monolítica, sino un conjunto de módulos interconectados que deben responder a las necesidades específicas de cada servicio. Los siguientes subapartados desglosan los requisitos funcionales para las áreas de Urgencias, Hospitalización, Quirófanos y el ámbito ambulatorio, basándose en los modelos operativos del Servicio Aragonés de SALUD.

4.1 Gestión del Servicio de Urgencias

El flujo de trabajo en Urgencias es dinámico y de alta presión. El HIS debe proporcionar un soporte ágil y fiable en cada etapa del proceso, desde la llegada del paciente hasta su alta.

1. Recepción y Admisión: El proceso comienza en la ventanilla de admisión. El personal administrativo identifica al paciente. Si no tiene historial previo, el sistema le asigna automáticamente un NHC provisional. El sistema se integra con la Base de Datos de Usuarios (BDU) de Aragón para buscar y asignar de forma automática el CIA del paciente, garantizando la coherencia con el resto del sistema de salud regional. Se imprime la documentación necesaria, como etiquetas y una pulsera identificativa.
2. Triaje: A continuación, el paciente pasa al triaje, un proceso de clasificación basado en la urgencia. En los hospitales aragoneses se utiliza el «SET» (Sistema Español de Triaje). Este sistema, apoyado por una herramienta informática, permite al personal de enfermería clasificar a los pacientes en 5 niveles de gravedad, cada uno con un tiempo máximo de demora recomendado para la atención médica:
   • Nivel 1 (Rojo): Atención inmediata.
   • Nivel 2 (Naranja): Demora de hasta 10 minutos.
   • Nivel 3 (Amarillo): Demora de hasta 60 minutos.
   • Nivel 4 (Verde): Demora de hasta 2 horas.
   • Nivel 5 (Azul): Demora de hasta 4 horas.
3. Atención y Alta: Una vez triado, el paciente aparece en el panel del aplicativo de atención clínica. El sistema utilizado en Aragón es el PCH (Puesto Clínico Hospitalario) de Ibermática, que se comunica con el HIS principal (HP-HIS) mediante mensajería HL7. Este módulo debe permitir registrar constantes, solicitar pruebas a servicios centrales (Laboratorio, Radiología), documentar el curso clínico y, finalmente, generar el informe de alta, que se entrega al paciente con las recomendaciones pertinentes.

Para la gestión del servicio, el HIS debe generar automáticamente indicadores estadísticos clave, como el Porcentaje de Urgencias Ingresadas (urgencias que derivan en hospitalización respecto al total de atendidas) y la Presión de urgencias (proporción de ingresos urgentes sobre el total de ingresos del hospital).

4.2 Gestión de Hospitalización

El HIS debe gestionar dos flujos de ingreso diferenciados: Urgente, procedente mayoritariamente del propio servicio de Urgencias, y Programado, que se organiza con antelación desde servicios médicos o quirúrgicos. Un aumento de la «presión de urgencias» tiene un impacto directo en la capacidad para realizar ingresos programados y en la programación quirúrgica, por lo que su monitorización es fundamental.

Durante la estancia del paciente, el sistema debe soportar los siguientes procesos clave:

• Asignación de Cama y Pacientes Ectópicos: El sistema gestiona la asignación de camas disponibles. Cuando un paciente es ingresado en una cama que no pertenece a la unidad de enfermería habitual de su servicio médico responsable, se le considera un paciente ectópico. Un alto número de pacientes ectópicos es un indicador de saturación y dificulta la coordinación asistencial, por lo que su seguimiento es un requisito funcional importante.
• Traslados Internos: El HIS debe registrar todos los movimientos del paciente dentro del hospital, ya sea un traslado de servicio (cambio de médico responsable), de unidad de enfermería (para dejar de ser ectópico) o simplemente de cama dentro de la misma unidad.
• Integración Departamental: La gestión de hospitalización debe estar estrechamente integrada con otros aplicativos. La información sobre la ubicación del paciente, sus diagnósticos y sus necesidades debe fluir sin fisuras hacia los sistemas de Enfermería, Nutrición y Hostelería (para la gestión de dietas) y Farmacia (para la dispensación de medicación en dosis unitaria).
• Gestión del Alta: El alta es formalizada informáticamente por el Servicio de Admisión tras la orden médica. El sistema debe registrar el motivo del alta (mejoría, alta voluntaria, exitus, traslado a otro centro) y garantizar la generación del informe de alta obligatorio, según lo estipulado en la Ley 41/2002.

La explotación de los datos de hospitalización es vital para la gestión del centro. Para interpretar correctamente estos indicadores, es esencial definir dos conceptos básicos. Una cama funcionante incluye las camas instaladas y habilitadas, así como cunas e incubadoras, pero excluye las de Hospital de Día u Observación. Una estancia se genera únicamente cuando un paciente ocupa una cama funcionante a la hora del censo (medianoche), significando que un ingreso y alta en el mismo día no genera estancia.

El HIS debe calcular indicadores fundamentales, presentados en la siguiente tabla:

Indicador	Descripción del Cálculo / Propósito
Estancia Media Global	(Total de estancias / Total de ingresos). Mide el tiempo promedio que un paciente permanece ingresado.
Índice de Ocupación	(Total de estancias / (Promedio de camas funcionantes * días del período)). Mide el porcentaje de camas ocupadas.
Índice de Rotación	(Total de ingresos / Promedio de camas funcionantes). Mide cuántos pacientes diferentes pasan por una misma cama en un período.
Índice de Mortalidad	(Número de defunciones / Total de altas) * 100. Mide la tasa de fallecimientos hospitalarios.
Reingresos	Porcentaje de ingresos urgentes de pacientes que habían sido dados de alta en los X días previos (ej. 15 o 30 días).

4.3 Gestión de Intervenciones y Listas de Espera Quirúrgicas

La gestión del bloque quirúrgico es un proceso complejo que el HIS debe estructurar en tres fases bien diferenciadas:

• Asignación: Una decisión estratégica de la Dirección Médica que consiste en distribuir los quirófanos y los horarios disponibles entre los diferentes servicios quirúrgicos, basándose en la demanda (listas de espera, urgencias) y la capacidad.
• Programación: Realizada por cada servicio, donde se introducen los datos de los pacientes a intervenir, el orden, la duración prevista y los recursos necesarios (personal, material, equipos).
• Captura de Actividad: Tras la intervención, se registran los datos reales: horas de inicio y fin, personal que ha participado, procedimientos realizados y cualquier incidencia, incluyendo las suspensiones y sus motivos.

En el sistema público de salud aragonés, la gestión de la Lista de Espera Quirúrgica (LEQ) es un componente crítico y de alta visibilidad. El HIS debe soportar los siguientes elementos:

• Tipos de Lista: Se diferencia entre Listas Estructurales, que son las incluidas en el Registro de Demanda Quirúrgica oficial de Aragón y cuya espera es atribuible a la organización, y las listas no estructurales (para procedimientos menores).
• Prioridades: Existen tres niveles de prioridad, identificados internamente con los códigos B, N y P. Es de notar que, para mejorar la comunicación con el paciente, su nomenclatura pública fue adaptada: Normal (B), Preferente (N) y Alta/Prioritaria (P).
• Situaciones del Paciente: El estado de un paciente en la lista puede variar. Las situaciones clave incluyen:
  • EE (Espera Estructural): Paciente esperando por la organización y recursos disponibles.
  • TNP (Transitoriamente No Programable): La espera se debe a motivos clínicos del paciente o a una derivación a otro centro pendiente de aceptación.
  • ER (Espera por Rechazo): El paciente rechaza ser derivado a un centro concertado.
• Ley de Garantía: El sistema debe monitorizar el cumplimiento del Decreto 83/2003, que establece plazos máximos de espera para ciertos procedimientos (cirugía cardíaca, neoplasias, cataratas, prótesis). Si se supera el plazo, el HIS debe gestionar la oferta al paciente para ser intervenido en un centro concertado.

El módulo de LEQ debe generar un conjunto de indicadores clave para su seguimiento, entre los que destacan: Garantía sobrepasada, Demora media, Demora prospectiva, Pacientes en LEQ >6 meses y Total de entradas y salidas de la lista.

4.4 Gestión del Ámbito Ambulatorio

La actividad ambulatoria, centrada en las Consultas Externas, es el mayor volumen de actividad de un hospital. Su gestión eficiente es crucial para la accesibilidad del sistema.

• Agendas, Horarios y Prestaciones: La correcta definición de las agendas es la base de todo el sistema. El HIS debe permitir configurar parámetros como el servicio responsable, la sala, el médico, los tipos de dossier que se solicitarán automáticamente al Archivo y los días mínimos de antelación para citar. Las agendas se dividen en horarios, donde se definen los huecos disponibles y se pueden reservar algunos para pacientes preferentes.
• Perfiles de Citación: No todos los usuarios deben poder citar en todas las agendas. El sistema debe implementar perfiles de citación para controlar el acceso. Existen perfiles de permiso explícito (Tipo P), donde el usuario solo ve aquello para lo que tiene permiso (típico de una consulta específica), y perfiles de prohibición explícita (Tipo H), donde el usuario ve todo excepto lo que tiene prohibido (típico de una unidad central de citaciones). Esta granularidad en la gestión de permisos es fundamental no solo para la seguridad de los datos, sino para garantizar la eficiencia operativa, evitando errores de citación que impactan directamente en la utilización de recursos y la experiencia del paciente.
• Proceso de Citación y Bloqueos: El sistema debe permitir citar de forma manual (eligiendo día y hora) o automática (en el primer hueco libre), y gestionar citas simples o múltiples. Igualmente importante es la funcionalidad de bloqueos, que permite inhabilitar temporalmente una agenda o un tramo horario para gestionar imprevistos como bajas del personal, congresos o periodos vacacionales.

Además de las Consultas Externas, el ámbito ambulatorio incluye otros dos componentes importantes:

• Cirugía Ambulatoria: Intervenciones quirúrgicas que no requieren ingreso. Su fomento es una estrategia clave para reducir costes y mejorar la comodidad del paciente. El HIS debe gestionar estos procesos, incluyendo la aplicación de protocolos de exclusión para garantizar la seguridad del paciente.
• Hospital de Día: Unidades para administrar tratamientos que, si bien son complejos, no requieren pernoctación (quimioterapia, hemodiálisis, etc.). El HIS debe gestionar la programación de los «puestos» (sillones o camas) de estas unidades, contribuyendo a liberar recursos de hospitalización convencional.

La funcionalidad de todas estas áreas asistenciales solo puede alcanzar su máximo potencial a través de una arquitectura robusta que las conecte entre sí y con el resto de sistemas del hospital.

5.0 Arquitectura de Integración: El Sistema Nervioso del Hospital

La integración es el elemento más crítico para que un HIS funcione como un sistema cohesivo y no como un conjunto de silos de información inconexos. Es el sistema nervioso que asegura que los datos fluyan de forma correcta, oportuna y segura entre todas las aplicaciones. En el Servicio Aragonés de Salud, este flujo de información se orquesta a través del motor de integración Rhapsody, utilizando el estándar internacional HL7 para la mensajería.

A continuación, se detallan los flujos de integración imprescindibles para el correcto funcionamiento del ecosistema de información hospitalaria.

Flujo de Datos	Mensaje HL7 (Evento)	Sistemas Implicados y Finalidad
Datos Demográficos del Paciente	ADT A04 (Registro nuevo paciente) <br> ADT A08 (Actualización de datos)	HIS -> RIS, LIS, Farmacia, etc. <br> Garantiza que todos los sistemas departamentales tengan la información de filiación del paciente actualizada y consistente.
Fusión y Revisión de Historias	ADT A34 (Fusionar info. de paciente)	HIS -> Todos los sistemas clínicos <br> Notifica en tiempo real la unificación de dos NHC o la conversión de un NHC provisional a definitivo para mantener la integridad de la identidad del paciente en todo el ecosistema.
Gestión de Citaciones	SIU S12 (Nueva cita) <br> SIU S13 (Reprogramación) <br> SIU S14 (Modificación)	HIS -> RIS, Sistemas de Pruebas Funcionales <br> Permite que las citas programadas en el HIS aparezcan automáticamente en las listas de trabajo de los sistemas departamentales donde se realizarán las pruebas.
Eventos de Hospitalización	ADT A01 (Ingreso) <br> ADT A02 (Traslado) <br> ADT A03 (Alta)	HIS -> Enfermería, Nutrición, Farmacia, UCI <br> Comunica la ubicación y el estado del paciente en tiempo real, lo cual es fundamental para la gestión de cuidados, dietas y medicación.

Es de vital importancia que la transmisión de ciertos eventos, como la fusión y revisión de historias, se realice en tiempo real. Un retraso en la sincronización de la identidad del paciente podría provocar que un profesional consultara una Historia Clínica Electrónica incompleta, con los consiguientes riesgos para la seguridad del paciente.

La correcta implementación de estos flujos de integración transforma un conjunto de aplicaciones en un verdadero sistema de información, sentando las bases para un modelo de salud inteligente y centrado en el paciente.

6.0 Conclusión: Hacia un Sistema de Salud Inteligente y Centrado en el Paciente

Esta propuesta ha desglosado los requisitos funcionales y estructurales para la implementación de un Sistema de Información Hospitalaria integrado en el Servicio Aragonés de Salud. La implementación de un sistema de estas características, basado en los principios de identificación unívoca del paciente, flujos de trabajo asistenciales optimizados e integración total de la información, no es un mero proyecto tecnológico, sino una inversión estratégica fundamental para el futuro del sistema sanitario.

La adopción de este modelo traerá consigo beneficios tangibles y transformadores para el Servicio Aragonés de Salud:

• Mejora de la seguridad y calidad asistencial, al proporcionar a los clínicos una visión 360º, completa y actualizada de la historia del paciente en el punto de atención.
• Optimización de los recursos hospitalarios, mediante una gestión más eficiente y basada en datos de las camas, los quirófanos, las consultas y el personal.
• Aumento de la eficiencia administrativa, al eliminar la redundancia en la introducción de datos, automatizar procesos manuales y agilizar los flujos de trabajo.
• Capacidades analíticas avanzadas, habilitando a los gestores para tomar decisiones estratégicas basadas en los indicadores de rendimiento generados automáticamente por el sistema.

El camino hacia un sistema de salud más inteligente, eficiente y centrado en el paciente comienza con una base de información sólida y conectada. Los próximos pasos consisten en la definición de un plan de proyecto detallado para la migración e implementación progresiva de los módulos y flujos de integración descritos en esta propuesta, asegurando una transición controlada que minimice el impacto en la actividad asistencial y maximice los beneficios para pacientes y profesionales.