1.0 Introducción al Sistema de Gestión Logística
1.1 Propósito y Alcance del Manual
Este manual ha sido desarrollado para servir como documento de referencia fundamental en la estandarización de los procedimientos operativos logísticos del Servicio Aragonés de Salud (SALUD). El objetivo principal es unificar y optimizar las prácticas de gestión de aprovisionamiento, almacenes e inventarios a través del sistema de información corporativo SERPA-Salud, basado en la tecnología SAP MM.
El público objetivo de este documento es todo el personal de logística, incluyendo responsables y operarios de almacén, gestores de aprovisionamiento y planificadores de inventario, que interactúan diariamente con el sistema para ejecutar sus funciones.
La estandarización de estos procesos es de vital importancia estratégica. Garantiza una mayor eficiencia operativa, reduce significativamente la probabilidad de errores, optimiza los niveles de stock y, en última instancia, asegura la disponibilidad continua del material necesario para la prestación de servicios en todos los centros sanitarios. Para comprender el marco en el que operan estos procedimientos, es esencial conocer el ecosistema tecnológico que los soporta.
1.2 El Ecosistema SERPA-Salud
Un sistema de información de Gestión Económica, también conocido como ERP (Enterprise Resource Planning), es una plataforma informática diseñada para integrar y centralizar los flujos de información de los distintos departamentos de una organización. Su función es crear una única fuente de datos veraz que facilite el seguimiento de todas las actividades que componen la cadena de valor, desde las compras hasta la contabilidad.
SERPA (Solución ERP de Aragón) es la implementación específica de este concepto por parte del Gobierno de Aragón, utilizando como base la solución líder del mercado, SAP. A su vez, SERPA-Salud es la extensión de este sistema diseñada para gestionar las particularidades del entorno sanitario, abarcando áreas críticas como la contratación, las compras, el aprovisionamiento y la logística de los centros del SALUD.
SERPA-Salud se compone de un conjunto de módulos funcionales interconectados. La implantación inicial de SERPA cubrió los procesos económico-financieros con los siguientes módulos:
- FI (Gestión Financiera)
- CO (Contabilidad Analítica o Controlling)
- AM (Activos Fijos)
- TR (Tesorería)
- ISPS (Contabilidad Presupuestaria para el Sector Público)
Posteriormente, la extensión SERPA-Salud incorporó los módulos logísticos y de mantenimiento:
- MM (Materials Management / Gestión de Materiales)
- PM (Plant Maintenance / Gestión del Mantenimiento)
Este manual se centrará exclusivamente en los procesos y procedimientos gestionados a través del módulo MM (Materials Management), que constituye el núcleo de la operativa logística de la organización.
2.0 Fundamentos de la Gestión de Almacenes en SAP MM
2.1 Visión General del Proceso Logístico
La gestión de almacenes es un componente crítico dentro del ciclo de aprovisionamiento global de una institución sanitaria. Su correcta ejecución es indispensable para el funcionamiento ininterrumpido de los servicios asistenciales. En este contexto, la Logística se define como el conjunto de medios y métodos necesarios para garantizar que los profesionales, tanto sanitarios como no sanitarios, dispongan del material adecuado para desarrollar su labor profesional en el momento y lugar precisos.
Las funciones clave del almacén, que se gestionan a través del módulo SAP MM y que se detallarán en las siguientes secciones de este manual, son:
- Gestión de Stock
- Movimientos de Material
- Planificación de Necesidades
- Recuentos de Inventario
El entendimiento y control de estas funciones comienza con el concepto más fundamental de la gestión de almacenes: el stock.
2.2 Gestión de Stock y Lotes
El stock (o existencias) se define como el conjunto de materiales y artículos que una organización almacena, ya sea para su consumo en procesos internos o para su posterior distribución. Una correcta gestión del stock es vital para mantener el equilibrio entre dos objetivos contrapuestos: asegurar la máxima disponibilidad de material para satisfacer la demanda y, al mismo tiempo, minimizar los costes asociados al almacenamiento y la inmovilización de capital.
En SAP, el stock no es un concepto monolítico, sino que se clasifica en diferentes tipos según su disponibilidad y estado.
| Tipo de Stock en SAP | Descripción e Implicación Operativa |
| Stock de libre utilización | Material propiedad de la empresa, ubicado físicamente en el almacén y sin ninguna restricción de uso. Es el único stock que puede ser despachado para atender una solicitud de un centro de coste o un traslado a otro almacén. |
| Stock en control de calidad | Material propio que está pendiente de una inspección o validación de calidad. Aunque está valorado contablemente, no puede ser utilizado ni despachado hasta que sea liberado y transferido al stock de libre utilización. |
| Stock bloqueado | Material propio que, por algún motivo (daños, cuarentena, etc.), no debe ser utilizado. Está excluido del uso operativo y de la planificación de necesidades. |
| Stock en traslado o tránsito | Cantidad de material que ya ha salido del almacén suministrador pero que aún no ha llegado al almacén o centro de coste receptor. No está disponible en ninguno de los dos puntos hasta que se confirme su recepción en destino. |
| Stock valorado total | Suma de todos los stocks valorados de un material, incluyendo libre utilización, control de calidad y bloqueado. Representa el valor contable total del inventario propio de la empresa. |
Adicionalmente, para ciertos materiales, es fundamental la Gestión de Lotes. Un lote es una cantidad parcial de un material que se gestiona de forma separada del resto. Cada lote se identifica con un número único. Esta práctica es indispensable para materiales sujetos a caducidad, ya que permite agrupar todas las unidades con la misma fecha de vencimiento bajo un mismo número de lote. La implicación operativa es clara: para cualquier movimiento de un material gestionado por lotes, el sistema exigirá siempre que se especifique el número de lote afectado.
La gestión de estos stocks y lotes se realiza en un espacio físico concreto: el almacén.
2.3 El Almacén: Tipología y Funciones
El almacén es el recinto físico donde se realizan las funciones de recepción, manipulación, conservación, protección y posterior expedición de productos. Su diseño, organización y equipamiento son determinantes para la eficiencia de toda la cadena logística.
Tipología de Almacenes
Los almacenes pueden clasificarse según diferentes criterios, siendo los más relevantes para nuestro entorno los siguientes:
- Según el grado de mecanización:
- Almacén convencional: Equipado con estanterías para paletas y carretillas. Su altura es limitada (6-7 metros) y requiere pasillos anchos para la maniobra de los equipos.
- Almacén mecanizado: Utiliza equipos automatizados para la manipulación de productos, minimizando la intervención humana. Permite mayores alturas (más de 10 metros) y optimiza el volumen de almacenaje. Incluye sistemas como:
- Sistemas rotativos: Torres de extracción o carruseles donde el producto se desplaza hasta el operario.
- Sistemas automáticos: Como los ASRS (para cargas grandes) o «Mini Loads» (para unidades pequeñas).
- Según la organización:
- Ordenado: A cada producto se le asigna una ubicación fija y predeterminada.
- Caótico (Hueco Libre): Las ubicaciones se asignan de forma dinámica a medida que se recepciona la mercancía, optimizando la ocupación del espacio disponible.
- Según el aprovisionamiento (Entorno Sanitario):
- Almacenes generales: Se aprovisionan directamente mediante pedidos a proveedores externos. Ejemplos: almacén general de material sanitario, farmacia, cocina.
- Almacenes intermedios: Se aprovisionan principalmente solicitando material a los almacenes generales. Ejemplos: almacenes de planta, botiquines de farmacia.
- Almacenes de material en consigna: El material almacenado es propiedad del proveedor. La compra no se efectúa hasta el momento de su consumo. Ejemplo: almacenes de prótesis e implantes.
Funciones Clave del Almacén
Las operaciones diarias de un almacén se pueden agrupar en las siguientes funciones principales:
- Recepción de productos: Abarca todas las tareas relacionadas con la llegada de material, incluyendo la verificación de la documentación, la comprobación física del pedido (cantidad y calidad) y el registro inicial en el sistema.
- Almacenaje y Manutención: El almacenaje consiste en la ubicación y conservación de los productos en las condiciones adecuadas. La manutención se refiere a la manipulación y movimiento de dichos productos dentro de las instalaciones.
- Preparación de pedidos (Picking): Es el proceso de recoger y agrupar los productos de sus ubicaciones para conformar el pedido de un solicitante (un centro de coste, una planta, etc.).
- Expedición: Comprende el acondicionamiento final del pedido (embalaje, etiquetado) y la preparación de la documentación necesaria para su envío y transporte hasta el destinatario.
- Organización y control de las existencias: Es la función de supervisión que asegura la fiabilidad del inventario, dependiendo de factores como la rotación de los artículos y el grado de informatización del almacén.
Estas funciones se materializan en el sistema SAP a través de los movimientos de material, que registran cada cambio físico en el stock.
3.0 Procedimientos Operativos de Movimientos de Material
3.1 Proceso de Recepción de Material (Entradas)
El proceso de recepción de material es el punto de entrada físico y sistémico de los bienes en la cadena de valor de la organización. Es el procedimiento mediante el cual el material que llega a las instalaciones se registra formalmente en el sistema SAP, produciendo un impacto directo y en tiempo real sobre el inventario teórico.
El flujo del proceso de recepción sigue los siguientes pasos:
- Llegada del Proveedor: El proveedor entrega la mercancía solicitada a través de un pedido de compra en el muelle de descarga del almacén.
- Verificación Física: El personal de almacén realiza una comprobación exhaustiva, confirmando que el material recibido es óptimo, se ajusta a las especificaciones de calidad y coincide en cantidad con lo solicitado en el pedido. Si se detectan discrepancias o daños, se gestiona la devolución al proveedor.
- Registro en SAP: Una vez verificado el material, se registra la entrada en el sistema. Es un paso crítico: si el material está sujeto a gestión por lotes, es obligatorio introducir en este momento el número de lote y la fecha de caducidad correspondientes al material recepcionado.
- Impacto en el Sistema: El registro de la entrada tiene dos consecuencias automáticas e inmediatas en SAP:
- El nivel de stock del material en el almacén aumenta en la cantidad recibida.
- El pedido de compra se actualiza, reflejando que ha sido suministrado total o parcialmente.
- Ubicación Física: El sistema genera un albarán de entrada. Este documento sirve como guía para que el personal de almacén ubique físicamente el material en la estantería o hueco correspondiente, ya sea en un sistema de almacenaje ordenado o caótico.
Nota sobre EDI: Este proceso puede agilizarse significativamente mediante la integración con el sistema de Intercambio Electrónico de Datos (EDI). El proveedor puede enviar un documento electrónico DESADV (aviso de expedición) antes de que llegue la mercancía. Este documento precarga toda la información de la entrada en SAP, permitiendo al personal de almacén simplemente confirmar las cantidades a la llegada del material, reduciendo drásticamente el tiempo de registro manual.
Una vez que el material ha sido recibido y ubicado, pasa a estar disponible en el stock para satisfacer las solicitudes de los distintos departamentos y centros.
3.2 Gestión de Solicitudes: Reservas y Pactos
Una reserva en SAP es el documento de control que formaliza una necesidad y la comunica al almacén, previniendo salidas de material no planificadas y permitiendo la planificación de la carga de trabajo de picking. Actúa como el disparador que inicia el proceso interno de preparación de un pedido para su posterior entrega. El origen de esta necesidad puede provenir de un centro de coste o de otro almacén.
Necesidad de un Centro de Coste (Ceco)
Un Ceco (por ejemplo, una planta de hospitalización, un laboratorio) puede generar una reserva de dos maneras:
- Manual: Utilizada para solicitar materiales de consumo esporádico o no predecible. El usuario del Ceco crea la reserva directamente en el sistema cuando surge la necesidad.
- Automática (Pactos): Se utiliza para materiales de consumo recurrente. Se establecen acuerdos de suministro (pactos) entre el Ceco y el almacén con una periodicidad definida. El sistema genera las reservas automáticamente según esta programación. Existen dos tipos de pactos:
- Pacto de cantidad: Se entrega siempre una cantidad fija y predeterminada en cada ciclo.
- Pacto de consumo: La cantidad a entregar es variable. El sistema calcula el consumo real del Ceco en el período anterior para proponer una cantidad de reposición, asegurando que el stock se ajuste a la demanda real y no a estimaciones fijas.
Necesidad de un Almacén (Intermedio)
Un almacén intermedio (ej. almacén de planta) que se aprovisiona desde un almacén general también genera reservas:
- Manual: Al igual que los Cecos, se utiliza para necesidades puntuales o imprevistas.
- Automática (MRP): Para la mayoría de los materiales, el propio sistema de Planificación de Necesidades de Material (MRP) calcula las necesidades de reposición del almacén intermedio y genera automáticamente las reservas de traslado desde el almacén general.
Una vez generadas, las reservas son revisadas por el personal del almacén para corregir posibles errores o ajustar cantidades a unidades de embalaje estándar. Tras esta validación, se confirman y se procede a la siguiente fase: la preparación física del pedido.
3.3 Proceso de Preparación de Pedidos (Picking) y Salida de Material
El Picking es el proceso operativo de seleccionar y recoger las mercancías de sus ubicaciones de almacenamiento para consolidar el pedido completo de un solicitante. La eficiencia de este proceso es fundamental para la agilidad del almacén. Para ello, se emplean diferentes técnicas de preparación:
- FEFO (First Expires First Out) / FIFO (First In First Out): Es la técnica primordial en el sector sanitario. La lógica es despachar primero los productos que caducan antes (FEFO). A igualdad de fecha de caducidad, se despachan los que entraron primero en el almacén (FIFO). La aplicación rigurosa de esta técnica es imposible sin una correcta gestión por lotes, ya que el número de lote es el que vincula el producto físico con su fecha de caducidad en el sistema.
Punto Clave de Proceso: La aplicación rigurosa de FEFO es un requisito no negociable para la seguridad del paciente y la gestión de costes. Un error en el picking de lote puede llevar a la dispensación de material caducado o al desperdicio de material con caducidad próxima.
- LIFO (Last In First Out): Consiste en servir el último material que entró. Su utilidad en el entorno sanitario es prácticamente nula y se aplica a productos homogéneos no perecederos que se almacenan apilados.
Tras el picking, se realiza la Salida de Material, que es el registro en SAP que formaliza la entrega. Este proceso incluye el transporte y la entrega física al solicitante, siempre acompañado de un albarán de salida para su control y verificación.
La contabilización de la salida de material produce los siguientes efectos en el sistema SAP:
- Disminución del stock del almacén que sirve el material en la cantidad confirmada.
- Imputación del consumo y su coste al Centro de Coste correspondiente.
- Aumento del stock en el almacén destino, en el caso de que la operación sea un traslado entre almacenes.
Para asegurar que siempre haya existencias suficientes para cubrir estas salidas y evitar roturas de stock, el sistema se apoya en una potente herramienta de planificación proactiva: el MRP.
4.0 Planificación de Necesidades de Material (MRP)
4.1 Objetivo y Fundamentos del MRP
La Planificación de Necesidades de Material (MRP, por sus siglas en inglés) es una herramienta estratégica fundamental dentro de SAP MM. Su objetivo principal es alcanzar un equilibrio óptimo: por un lado, asegurar la disponibilidad de material para evitar roturas de stock que desabastezcan la demanda de los centros; por otro, minimizar los niveles de inventario para reducir los costes de almacenamiento, el capital inmovilizado y el riesgo de caducidades.
El MRP opera sobre dos componentes clave: la detección del momento en que surge una necesidad de reaprovisionamiento y el cálculo de la cantidad exacta a pedir. El modelo más común para lograr esto es el de punto de pedido, cuyos conceptos clave son:
- Punto de pedido: Es el nivel de existencias que, al ser alcanzado, actúa como disparador y genera una necesidad de reaprovisionamiento.
- Stock de seguridad: Es un nivel mínimo de existencias mantenido para cubrir fluctuaciones imprevistas en la demanda o retrasos en la entrega, evitando así roturas de stock.
- Plazo de reaprovisionamiento: Es el tiempo total que transcurre desde que el sistema detecta la necesidad (al alcanzar el punto de pedido) hasta que el material es recibido y está nuevamente disponible en el almacén.
El sistema utiliza estos parámetros para anticiparse a las necesidades y garantizar un flujo constante de material.
4.2 Modelos de Planificación y Ejecución
SAP MM permite configurar diferentes modelos de planificación para adaptarse a las características de consumo de cada material.
| Modelo de Planificación | Descripción y Aplicación |
| Modelo determinista | Se basa en valores fijos (punto de pedido, stock máximo). El sistema genera una necesidad cuando el stock cae por debajo del punto de pedido. Es ideal para materiales con un consumo estable y predecible. Otro ejemplo es el modelo Wilson, que busca el tamaño de pedido óptimo para minimizar costes cuando el consumo es uniforme. |
| Planificación periódica | El reaprovisionamiento se realiza en fechas fijas y programadas (ej. todos los lunes). En esa fecha, el sistema calcula la cantidad necesaria para reponer el stock hasta un nivel máximo definido. |
| Modelo estocástico | Se basa en el pronóstico de consumos futuros a partir de datos históricos. El sistema utiliza funciones probabilísticas para calcular el punto de pedido y el stock de seguridad de forma dinámica, adaptándose a la variabilidad del consumo. |
| Modelo Just in Time (JIT) | El material no se pide hasta que no existe una orden de fabricación o un pedido firme. Su objetivo es reducir al máximo las existencias en inventario. |
En la práctica, la ejecución del MRP puede realizarse de dos formas:
- Manual: El administrador del almacén puede lanzar el proceso de planificación a demanda en cualquier momento.
- Automática: El sistema ejecuta la planificación de forma periódica (ej. cada noche) para una lista de materiales predefinida, sin intervención manual.
El resultado de la ejecución del MRP es la creación automática de los documentos necesarios para el reaprovisionamiento: solicitudes de pedido si el material debe comprarse a un proveedor externo, o reservas de traslado si debe solicitarse a otro almacén de la organización.
La potencia de la planificación MRP es directamente proporcional a la fiabilidad de los datos de stock. Por ello, el procedimiento de inventario físico no es una tarea administrativa, sino un control estratégico fundamental para garantizar la eficacia de toda la cadena de aprovisionamiento.
5.0 Procedimiento de Inventario Físico
5.1 Importancia y Tipos de Inventario
El inventario físico es un procedimiento de control estratégico cuyo propósito es asegurar la correspondencia exacta entre las existencias físicas de material en el almacén y los datos registrados en el sistema SAP. La fiabilidad de esta información es la piedra angular de una gestión logística eficiente, ya que impacta directamente en la precisión de la planificación de necesidades (MRP), la disponibilidad de material y la toma de decisiones operativas.
Los inventarios pueden clasificarse según diferentes criterios:
- Según el nivel de información proporcionado al operario:
- Inventario ciego: El operario recibe una lista de ubicaciones sin información sobre qué material o cantidad debería haber. Debe identificar el producto y contar la cantidad desde cero. Es el método más laborioso, pero también el más fiable al evitar sesgos.
- Inventario abierto: El sistema proporciona al operario el material y la cantidad teórica. La tarea consiste en validar o corregir esa información. Es el método más rápido, pero conlleva un mayor riesgo de error por falta de atención.
- Inventario mixto: El sistema indica el producto que debe contarse, pero no la cantidad teórica. El operario debe realizar el recuento. Es considerado el método más práctico, ya que equilibra agilidad y fiabilidad.
- Según la periodicidad:
- Puntuales: Se realiza un recuento completo de todos los artículos del almacén en un momento específico, generalmente una vez al año para el cierre del ejercicio contable. Suelen requerir el cierre temporal del almacén para evitar movimientos durante el conteo.
- Cíclicos: Se realizan recuentos parciales de diferentes artículos a intervalos regulares a lo largo del año. Este método no interrumpe la operativa del almacén y permite contar los artículos de alta rotación o valor con mayor frecuencia.
Para priorizar los esfuerzos de control en los inventarios cíclicos, se utiliza habitualmente el Modelo ABC, basado en el principio de Pareto:
- Grupo A: Pocos artículos (5-20% del total) que representan un alto porcentaje del valor total del stock (60-80%). Requieren un control máximo y recuentos muy frecuentes.
- Grupo B: Artículos de importancia media. Suponen el 20-40% de los artículos y entre el 30-40% del valor. El control es menos estricto que en el grupo A.
- Grupo C: Un gran número de artículos (50-60%) que representan un valor muy bajo del stock total (5-10%). El control sobre ellos es mínimo.
5.2 Infraestructura y Procedimiento en SAP
La realización de inventarios modernos se apoya en una infraestructura tecnológica que agiliza el proceso y reduce errores:
- Códigos de barras (lineales y bidimensionales): Permiten la identificación rápida, única y no ambigua de cada artículo.
- Lectores de códigos de barras: Dispositivos que capturan la información del código y la transmiten al sistema.
- Etiquetas RFID (Identificación por Radiofrecuencia): Etiquetas con una antena que responden a peticiones por radiofrecuencia. Su principal ventaja es que no requieren visión directa entre la etiqueta y el lector, permitiendo recuentos más rápidos.
El procedimiento para realizar un ajuste de inventario en SAP se estructura en los siguientes pasos:
- Creación de un documento de inventario: Se genera en SAP un documento que lista todos los materiales que se van a recontar. Este documento puede crearse manualmente, seleccionando artículo por artículo, o de forma automática según criterios preestablecidos (ej. todos los artículos de la categoría A).
- Realización del recuento físico: El operario, utilizando el documento impreso o la información cargada en un lector de códigos de barras, recorre el almacén y cuenta físicamente las existencias de cada material listado.
- Registro de recuentos: Las cantidades contadas se introducen en SAP. Este paso puede realizarse de dos formas:
- Con referencia a un documento de inventario: Es el procedimiento estándar. Se introducen las cantidades contadas para cada material listado en el documento, permitiendo al sistema comparar automáticamente lo físico con lo teórico.
- Sin referencia a documento: Se utiliza para correcciones puntuales o ad-hoc al detectar una discrepancia fuera de un ciclo de inventario planificado.
- Contabilización de diferencias: Este es el paso final y definitivo. Tras revisar las discrepancias, el responsable del almacén autoriza la contabilización de las diferencias. En este momento, el sistema ajusta el stock teórico para que coincida con el stock real. Este ajuste genera un apunte contable automático en una cuenta de regularización de inventario.
Una gestión logística correcta, desde la recepción hasta el inventario, no ocurre de forma aislada. Su eficacia depende de una integración fluida con otros sistemas clave de la institución.
6.0 Integración del Módulo MM con Otros Sistemas
El módulo SAP MM (SERPA-Salud) no funciona como una isla tecnológica. Para garantizar un flujo de información coherente y eficiente en toda la organización, se integra e intercambia datos con otras aplicaciones críticas. Esta interoperabilidad es facilitada por la herramienta SAP PI/XI (Process Integration / eXchange Infrastructure), que actúa como una plataforma central para gestionar las interfaces entre los diferentes sistemas.
Las integraciones más relevantes para el área de logística son:
- Farmacia (Farmatools): La integración entre el ERP y la aplicación corporativa de farmacia hospitalaria (Farmatools) establece una clara división de funciones. El ERP (SERPA-Salud) se encarga de toda la gestión económica y logística: compras, aprovisionamiento y almacenaje de los productos farmacéuticos. Por su parte, Farmatools gestiona toda la parte puramente asistencial y clínica.
- Petitorio web: Es una aplicación web desarrollada para ser utilizada por un gran número de usuarios en los centros sanitarios. Tiene una doble función:
- Gestionar las peticiones de material, integrándose directamente con el módulo MM para la creación de reservas.
- Gestionar los avisos de mantenimiento, integrándose con el módulo PM.
- EDI (Intercambio Electrónico de Datos): EDI es un sistema para intercambiar documentos comerciales en un formato estandarizado entre sistemas informáticos, con el objetivo de reducir al mínimo la intervención manual. Para la logística, los documentos clave son:
DESADV (Aviso de expedición): Documento electrónico enviado por el proveedor cuando la mercancía sale de sus instalaciones. Permite precargar la información de la entrada en SAP, agilizando enormemente el proceso de recepción en el almacén.RECADV (Confirmación de recepción): Documento que el sistema genera y envía automáticamente al proveedor tras validar la recepción. Informa sobre la conformidad de la entrega o detalla las discrepancias, permitiendo al proveedor facturar correctamente.
- GESCOT: Es la herramienta corporativa de gestión de costes. Su función es analizar la información económica para la toma de decisiones estratégicas. El ERP (SERPA-Salud) se integra con GESCOT enviándole de forma periódica toda la información económica relevante sobre los consumos y costes imputados a los diferentes Centros de Coste.
Adicionalmente, SERPA-Salud se integra con otros sistemas específicos como ROSAS (Registro de Ofertas), SUMA (Gestión de Absorbentes), SFE (Facturación Electrónica) y sistemas de Fax para completar el flujo de información corporativo.